X-ref
Organisera, sök och presentera metadata

Databassystem för alla verksamheter

X-ref är ett webbaserat databassystem för att lagra, söka och presentera all slags information. X-ref kan användas i alla verksamheter som hanterar metadata. I X-refs arkiv kan en dokumentpost motsvara vad som helst; en ansökan, en rapport, en bild, en person etc.

Systemet är helt konfigurerbart och kan anpassas efter verksamhetens specifika behov. Via webbgränssnittet kan systemadministratören enkelt skapa, ändra och ta bort fält samt styra hur de ska fungera och presenteras. Fälten kan konfigureras med olika egenskaper, såsom datatyper, valideringsregler, indexering och visningsformat, vilket ger stor flexibilitet utan behov av programmering.

Vyer

Dokumentposter kan behöva sökas och presenteras på olika sätt. I X-ref är det därför möjligt att dela in databassystemets dokumentposter i undersektioner. Dessa undersektioner kallas i X-ref för vyer. I vyn specificeras vilka av databasens dokument och/eller fält som ska vara synliga när vyn är vald. Varje vy har egna sökfält, formulär för registrering, egen presentation av dokument.

Xrefs vykoncept gör det också möjligt för systemadministratören att bestämma vilka av databassystemets dokument och fält som ska vara tillgängliga för en viss grupp av användare.

Redigera

Behöriga användare kan ändra/skapa nya dokumentposter direkt i dokumenteditorn. Det finns effektiva redigeringshjälpmedel som hjälper dig att snabbt och enhetligt bygga upp din databas. Det finns möjlighet för systemadministratören att införa kontroller innan ett dokument kan sparas; fält kan vara obligatoriska, fält kan ha ett filter som specificerar exakt hur informationen i fältet får se ut, fält kan ha dubblettkontroll etc.

X-refs databassystem har stöd för att hantera digitala filer. Det går utmärkt att ladda upp digitalt media; bilder, pdf:er, ljudfiler, video etc. till arkivsystemet så att dessa blir delbara med andra behöriga användare.

Det är möjligt att ändra flera dokument på en gång med hjälp av global ändring. Global ändring innebär att behöriga användare kan ändra ett fält för alla dokument i en träffmängd. Det är möjligt att ersätta, lägga till ord/fraser eller radera fältets innehåll med global ändring.

Alla förändringar i ett dokument kan loggas så att systemadministratören kan se vem som ändrat vilka fält vid vilken tidpunkt.

Söka

Exempel på Sökfunktionalitet:

• Strukturerad sökning/fritextsökning
• Indexsökning
• CCL (Common Command Language)
• "Wildcard"-sökning och "proximity"-sökning
• Sökresultat kan kombineras och sorteras enligt användarens önskemål

Sökresultat presenteras snyggt i desktop, surfplatta och mobil. Sökresultat presenteras först i en kort presentation för överblick. För att se samtliga fält kan användaren övergå till full presentation.

Datum för när dokumentposten skapades/senast ändrades och vem som skapade/ändrade dokumentet lagras automatiskt och är information som är sökbar.

Import/Export

Det är möjligt att importera/exportera dokumentposter från/till fil i CSV- eller XML-format. Det finns också möjlighet att importera/exportera dokumentposter automatiskt och regelbundet via backgrundsjobb.

Behörigheter

Systemadministratören kan skapa ett obegränsat antal användargrupper. För varje vy kan systemadministratören markera vilka behörigheter denna grupps användare har när vyn är vald. Behörigheterna kan vara att få se dokument, att få redigera dokument, att få ta bort dokument, använda lån, göra global ändring etc.

Registrera lån

X-refs databassystem kan byggas ut med tilläggsmoduler för att hantera lån och information i många olika verksamheter.

Ett lån kan registreras till en bok, en rapport eller vilken fysisk sak som helst. Systemet håller ordning på vem som har lånat vad, bevakar återlämningsdatum och hanterar reservationsköer. Det finns funktioner för att skicka påminnelser, se lånehistorik, skriva ut rapporter, inventera, SRU/SRW etc. Helheten blir ett komplett bibliotekssystem med alla funktioner ett modernt bibliotek behöver.

Xrefs lånemodul kan också användas av organisationer som hanterar hemlig information. Genom att skapa ett informationsregister i X-ref kan man enkelt registrera och spåra vem som har tagit del av vilken information.

Dela ditt data med omvärlden

X-refs publika webb kan anpassas helt efter behov och varumärkesprofil.

X-refs publika webb lämpar sig för verksamheter som vill offentliggöra information för en bredare målgrupp. I det publika gränssnittet guidas beökare via sökmenyer, hjälptexter och länkar till den information de söker. Lösningen används både för externa webbplatser och intranät.

Den publika webben kan innehålla funktioner så som sökning, visning av lån och reservationer, beställningar, se sökhistorik, formulär, exporter och personlig sida. Det finns möjlighet för användare att skriva upp sig på nyhetsbrev och på så sätt få information om nya dokumentposter som registreras i systemet. Till den publika webben finns ett webbpubliseringssystem så att behöriga användare enkelt kan uppdatera dess innehåll.

Data kan delas med omvärlden genom OAI-PMH (OAI Protocol for Metadata Harvesting) som är en standard för att dela metadata mellan olika organisationers databaser. Genom att använda OAI-PMH kan lokala system enkelt och automatiskt göra sitt metadata synligt i stora internationella söktjänster och kataloger så som Europeana.

API till allt

X-ref är utvecklad efter API-first-principen. All funktionalitet i X-ref är tillgänglig via API:er.

Det finns API:er för att söka, redigera, skapa och ta bort dokumentposter i databassystemet. Det finns också API:er för administration så som att hantera användare, behörigheter, vyer etc. X-refs API:er är väl dokumenterade och följer REST-principerna, vilket gör det enkelt att integrera X-ref med andra system och plattformar.

Chatta med ditt metadata

X-ref följer MCP-standarden som gör det möjligt att chatta med ditt metadata.

Genom stöd för MCP-standarden finns det möjlighet i X-ref att "chatta" med databassystemet. Genom naturligt språk kan användare ställa frågor, begära sammanfattningar och få fram den information de söker.

Ett urval av våra kunder

Fösvarets forskningsinstitut FOI
International Criminal Tribunal for Rwanda (ICTR)
SAAB
Kungliga Dramatiska Teatern
Nobeli
Odd fellow
Riksarkivet
Smålandlands Musikarkiv
Svenskt visarkiv
International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia
TNO - Dutch Organisation for Applied Scientific Research
Högsta domstolen i Nederländerna
BAE Systems
Berga naturbruksgymnasium

Kontakt

Xref Datakonsult AB
+46 8 599 00 240
info@x-ref.se