E-arkiv


X-refs e-arkiv är en flexibel produkt där allt kan konfigureras efter er verksamhet. När nya behov uppstår i er organisation kan systemadministratören själv via användarvänliga gränssnitt anpassa systemet, det kan handla om att lägga till ett nytt fält eller ändra i mallar så att information presenteras på ett nytt sätt. X-ref är ett digitalt arkivsystem med stor funktionalitet utvecklad i samarbete med våra kunder.


Fältadministration

X-refs eArkiv lagrar din information i en struktur du väljer själv. Du har möjlighet att själv bestämma vad dina fält ska heta och hur de ska fungera.


e-arkiv administration
Administrativt gränssnitt till ditt arkivsystem


Fält kan av systemadministratören tilldelas egenskaper så som att vara ett datumfält eller ett nummerfält. Det finns möjlighet för systemadministratören att införa kontroller innan ett dokument kan sparas; fält kan vara obligatoriska, fält kan ha ett filter som specificerar exakt hur informationen i fältet får se ut, fält kan ha dubblettkontroll.



Så skapar du ett nytt fält i X-ref.

Vyer

Olika typer av dokument kan behöva sökas och presenteras på olika sätt. I X-ref är det därför möjligt att dela in din dokumentkatalog i flera undersektioner. Dessa undersektioner kallas i X-ref för vyer. Xrefs vykoncept gör det också möjligt för systemadministratören att bestämma vilka av katalogens dokument och fält som ska vara tillgängliga för en viss grupp av användare.



Så fungerar vyer i X-ref

Sökfunktionalitet

I X-refs e-arkiv lagras information strukturerat vilket möjliggör effektiva sökningar. Sökning i dokumentkatalogen sker genom strukturerad sökning, fritextsökning, indexsökning eller sökning via CCL (Common Command Language). Höger- och vänstertrunkerad sökning, "wildcard" sökning och "proximity" sökning möjligt. Sökresultat kan kombineras och sorteras enligt användarens önskemål. Datum för när dokumentet skapades/senast ändrades och vem som skapade/ändrade dokumentet lagras automatiskt och är information som är sökbar. I X-refs dokumentkatalog har varje dokument ett unikt sökbart id.


Logg

Alla förändringar i ett dokument kan loggas så att systemadministratören kan se vem som ändrat vilka fält vid vilken tidpunkt.


Notifieringar

Det finns möjlighet för användare att få notifieringar när nya dokument av intresseför användaren läggs till dokumentkatalogen. Systemadministratören kan själv konfigurera de intresseprofiler som ligger till grund för notifieringarna.

e-arkiv notifieringar
Administration av notifieringar


Det är också möjligt att shemalägga emailnotifieringar m.h.a. Google Kalkylark. Om du i ett Google kalkylark lagrar datum och emailadresser så kan X-ref automatiskt maila till dessa emailadresser på de angivna datumen.

Email som skickas utformas med hjälp av mallar.



Skicka email automatiskt från ett Google kalkylark

Hantera digitala tillgångar

X-refs e-arkiv har stöd för att lagra och söka digitala filer. Det går utmärkt att ladda upp digitalt media; bilder, pdf:er, ljudfiler, video etc. till arkivsystemet så att dessa blir delbara med andra behöriga användare.



En film som beskriver hur X-ref hanterar digitala tillgångar.

Att ladda upp filer och knyta dem till ett dokument sker enkelt genom 'drag and drop', flera filer i taget. Till varje X-ref dokument kan du knyta en eller flera filer.


e-arkiv digitalt media
Digitala tillgångar, metadatahantering och tumnaglar


CMS - Webbpubliceringssystem

I X-ref finns ett integrerat webbpubliceringssystem för ditt eArkivs publika gränssnitt. I det publika gränssnittet guidas era besökare, via sökmenyer, hjälptexter och länkar, till den information de söker. Sökmenyer, rapporter och utseende kan ställas in och anpassas efter ditt behov.


YouTube-integration

Via X-refs sökgränssnitt är det möjligt att söka direkt i YouTube. Om man finner en video av intresse så är det möjligt att ladda ner och indexera det metadata som tillhör denna video. Till varje video är det möjligt att lägga till egna taggar så att du kan skapa en lokal databas i vilken du kan organisera och söka videor i en struktur som passar din organisation.


Indexeringsmotor

X-refs egenutvecklade indexeringsmotor är basen i e-arkivet. X-ref kan importera och indexera data av olika format. Det indexerade datat lagras strukturerat så det finns stora möjligheter att utföra effektiva sökningar.

e-arkiv indexeringsmotor
Indexeringsmotor till ditt arkivsystem

API


X-ref har ett kraftfullt api vilket gör det möjligt att integrera X-ref med andra system. Via X-refs api kan du söka, ändra, skapa och radera dokument.


e-arkiv api
API till ditt e-arkiv

Systemadministratören kan begränsa behörigheten för apianvändaren så att användaren endast kan uppdatera/radera dokument som anändaren skapat själv eller dokument som skapats av användare ur samma användargrupp. Systemadministratören kan också av säkerhetsskäl begränsa antal möjliga anrop per given tidsenhet.


Dokumentation utdrag:


Ett anrop till api:et kan se ut så här:

myurl.se/api/v1/docs?find=TI:sweden,YE:2010

Detta är ett sökanrop efter alla dokument som har sweden i titelfältet (TI) och 2010 i årfältet (YE).


Svaret skulle kunna se ut så här (json):

{ "nextPageUrl": "myurl.se/api/v1/docs?find=TI:Sweden,YE:2010&page=2",
"numberOfHits": 40,
"currentPage": 1,
"numberOfPages": 4,
"docs": [
   {
    "fields": [
     {
      "code": "HitNr",
      "value": "1"
     },      {       "code": "DocumentID",
      "value": "1909"
     },
     {
      "code": "TI",
      "value": "My fantastic time in Sweden"
     },
     {
      "code": "AU",
      "value": "Sven Svensson"
     },
     {
      "code": "KEY",
      "value": "Travel ; Sweden ; Swedish culture"
     },
     {
      "code": "YE",
      "value": "2010"
     }
    ],
    "url": "myurl.se/api/v1/docs/1909"
  },
  {
    "fields": [
     {
      "code": "HitNr",
      "value": "2"
     },
     {
      "code": "DocumentID",
      "value": "1922"
     },
etc...
Läs vidare: Wikipedias definition av digitalt arkivsystem